办公区相对于其他外部区域,尤其是单位以外的区域而言,封闭性和安全性更强。但这种安全性和封闭性并不是绝对的,尤其是那些与外部人员经常接触的部门。个别工作人员放松了保密弦,按照保密管理要求进行严格管理,使之处于失控状态。我们对于办公区保密工作,不能放松警惕。因此如何保持办公区域涉密安全,我们要做到以下几点。

一是禁止非工作人员进入。大门是保护办公区域安全的第一道屏障,可以防范非工作人员进入工作区后产生的物理风险。我们在进出大门时应观察是否有人尾随;对不能自动闭合的大门应注意随手关门;非工作人员进入工作区需登记并由工作人员全程陪同。离开办公室时做到“关门、闭窗、锁柜”;

二是保证内部会议安全。在内部会议召开的过程中,会议组织者应确认在场参会人员身份,员工也应警惕身边是否有可疑或陌生人员,特别是在进行人数较多的大型会议时。一旦有非参会人员混入,就可能造成信息泄露,从而导致危害性后果。会议组织者应现场确认参会者身份;召开重要会议时,应选择隔音、封闭的会议室;会前叮嘱参会人员保密事项;会后整理会场,确保不遗留资料,并擦除信息。

三是对计算机屏幕保护。在单位中,不同岗位的工作内容、工作性质不同,有权限接触到的信息也各不相同,一些信息在公开披露前需要保密。因此,离开电脑前,应锁定屏幕,否则就存在被他人看到文件内容、拷走资料等风险。如果长时间离开,建议将电脑关闭;离开电脑前应使用 Win+L 快捷键锁屏;设置屏保自动启动:右击桌面,选择个性化-锁屏界面-屏幕保护程序设置,选择屏保程序并设置等待时间(建议控制在10分钟以内),同时勾选“在恢复时显示登录屏幕”。

四是避免桌面安全隐患。一旦别有用心者混入办公区域,桌面就成为他们的首要“狩猎”目标。在其找到目标文件或重要物品后,会对其进行拍照、复制、窃取。日常工作中,应及时将重要文件放入带锁的抽屉或柜子里;不要在桌面上放置重要文件、存储重要文件的设备、门禁卡、钥匙、写有密码的便签等物品。

五是避免窃听风险。随着科技的发展,目前的窃听装置已经能够做得非常小。在一些需要保密的重要场所,应该注意防范窃听风险。如有需要,可以选购专业的防窃听检测装置,在重要场所对各个隐蔽位置进行排查,检测电磁波信号或电子设备是否存在,判断是否存在窃听风险。(于文晶)